التقرير
• الكتابة الموضوعية الوظيفية :
• الاعتماد على الحقائق والبراهين
• سهولة العبارة.
• تتضمن بعض الأرقام، والتكرار فيها غير مقبول .
• لاتتضح فيها شخصية الكاتب، وتجنح إلى زيادة التوضيح .
• لغة العقل ،وتتضمن مصطلحات علمية
• الكتابة الفنية الإبداعية :
• الخيال والمجاز
• قوة العبارة
• المبالغة والتهويل ، وقد تقبل التكرار أحيانًا.
• تتضح فيها شخصية الكاتب ، وتجنح إلى الإجمال والإيجاز
• لغة العاطفة ، وتتضمن صورًا بديعة
•
لون من أساليب الكتابة الوظيفيَّة يتضمن قدرًا من المعلومات الصَّحيحة ، والحقائق الموضوعيَّة حول أمر ما يلتزم فيه كاتبه بالصَّدق والأمانة والوضوح ، ويبتعد عن الألفاظ المجازيَّة والصُّور الخياليَّة الَّتي قد تصرف التَّقريرعن أسلوبه العلمي .
تتفاوت التَّقارير من حيث طبيعتها الفنيَّة وطولها وقصرها بناءً على موضوعها.
تتعدد ميادين التَّقرير وتتسع مجالاته لتشمل كلَّ مناحي الحياة المختلفة .
• أنواع التَّقارير :
• تقرير مباشر : تكون فيه المعلومات متوافرة لدى كاتبه ، أو يقوم بتجميعها من مصادرها ويُكتَب بناء على جهة أخرى تحدد موضوعه وهدفه . و يصيغه بطريقة متسلسلة، وبلغة واضحة مباشرة دقيقة
• تقرير غير مباشر : تقرير أولي عن أمر ما لم تتوافر بعد عنه أية معلومات.يقوم كاتبه بإجراء أبحاث نظريَّة ودراسات ميدانيَّة لجمع المعلومات ورصد الايجابيَّات والسَّلبيَّات، ومعرفة مدى إمكانية تنفيذ موضوعه وفق منهج علمي سليم قبل كتابة التَّقرير.
• ممَّا يساعد على نجاح التَّقرير المباشر
• تحديد الهدف قبل كتابة التَّقرير
• جمع المعلومات من مصادرها الأساس
• التَّمييز بين المعلومة والدَّليل والشَّاهد والرَّأي الشَّخصي .
• القدرة على التَّعبير والصِّياغة واختيار التَّعبيرات والألفاظ المباشرة
• القدرة على التَّفكير المنطقي المتدرج والاستنتاج والرَّبط بين الأشياء
• التَّحكم في رغبات النَّفس والهوى الشخصي .
• معرفة قواعد اللُّغة والإملاء وعلامات التَّرقيم.
• أبرز خصائص التَّقرير غير المباشر:
• يكتب بواسطة مختص بالمشروع أو عدد منهم
• يعتمد على معلومات من التَّجارب الميدانيَّة والمعمليَّة
• يستغرق وقتًا طويلاً أحيانًا
• يحتوي على رسوم توضيحيَّة ومعلومات تفصيليَّة
• يحتوي على نتائج وتوصيات ، ولا يُكتفي فيه بالعرض فقط
من أنواع التَّقرير المباشر
• التَّقرير الوظيفيُّ: يعدُّ من أكثر لأنواع التَّقارير انتشارًا ؛ فهو وسيلة مهمة لتبادل المعلومات بين الإدارات والأقسام داخل المنشأة ، وله تأثير على أداء الأجهزة الَّتي يكتب عنها ، من خصائصه : الدَّقة في ذكر المعلومات ، والاعتماد على الأسلوب العلمي المباشر ، والصَّراحة في وصف الملاحظات ، وذكر المقترحات بشكل واضح ومباشر
• التَّقرير الصَّحفيُّ: يتسم بفنيته الَّتي تميزه عن الخبر والتَّحقيق الصَّّحفي ؛ فمع ملاحقته للأحداث إلا إنَّه يتسع لما لا يتسع له الخبر الصَّحفي من خلال إبراز عنصري الزَّمان والمكان ، وعدم الوقوف عند حدود الإحصاء للمعلومات ، من خصائصه : التَّوسع في تقديم المعلومات عن الحدث ، ومراعاة التَّدرج الطَّبيعي لمسار الحدث ، مع تقديم الأدلة والشَّواهد والصُّور الَّتي تقويه وتعززه ، والالتزام بالصَّراحة والوضوح والابتعاد عن المجاز والرَّمز ، والحرص على عناصر التَّشويق والطَّرافة والإغراء في مقدمته ونهايته ، ويظهر فيه بوضوح شخصية كاتبه .
• التَّقرير الدَّوري: تجمع فيه المعلومات من مصادر مختلفة ، وتعد على فترات منتظمة ؛وتهدف إلى استمرار تدفق المعلومات في فترات زمنية محددة كالتقارير السنوية أو نصف السنوية أو الشهرية ومن أمثلتها : تقارير سوق المال ، والبنوك خصائصه : احتواؤه على مقدمة تشير إلى أبرز المنجزات التي تمت ، التدرج في عرض الموضوعات والنقاط بحسب أولويتها ،اعتماده الأسلوب العلمي الموجز المزود بالأرقام والمصطلحات ، العرض الموضوعي الحيادي ، استخدام الجداول التوضيحية ، سهولة الكلمات ووضوحها وخلوها من الأخطاء
• التَّقرير االطارئ: يكتب بناء على طلب مسؤول للوقوف على حقيقة أمر من الأمور وقد يكتب بعد وقوع حادثة ما ، وترغب الجهة المعنية به التحقيق فيه ، من خصائصه : سرعة تجميع المعلومات ، صدقها ، خلوها من التدخل المباشر من الكاتب ، الاعتماد على الحقائق والأرقام ، حصر معلومات التقرير في حدود الموضوع
• خطوات كتابة التَّقرير :
• تحديد الهدف بالقراءة الواعية للخطاب الوارد من الجهة الَّتي فوضت بإعداده
• جمع المعلومات : ملاحظات ، تجارب ، مقابلات ، استبانات.
• كتابة التَّقرير بصورته النِّهائيَّةعلى النَّحو التَّالي
• المقدَّمة ، تشمل: تعريف مختصر بالموضوع ، وتعرف بهدف التَّقرير مضمونه والمنهج المتبع فيه ، وقد تشمل معلومات عن طالب التَّقرير أو الجهة المقدَّم إليها
• صلب الموضوع : أهم جزء في التَّقرير ، وعليه يتوقف نجاحه أو فشله ، ويشتمل على كلِّ المعلومات المتعلِّقة بالموضوع مرتبة حسب أولويتها وأهميتها ، وبناء على الهدف المحدَّد منه.
• الخاتمة : تلخيص للموضوع ، وما تمَّ التَّوصل إليه من نتائج وتوصيات ومقترحات.
صفحة 36 رسمة موصفات التقرير الناجح مهمة
الرسالة الادارية
الرِّسالة الإداريَّة (الخطاب)
تعريفها :
هي كلُّ رسالة تبعث إلى مسؤول ، أو جهة إداريَّة ؛ لأمور تختص بالعمل أو ما يتعلَّق به .
أهميتها :
تكمن فيما تحمله من معلومات يتوقف عليها اتخاذ قرارات تخص المصلحة العامَّة أو الخاصَّة داخل المنشأة الَّتي تكتب فيها الرِّسالة أو خارجها .
1. إطار الرِّسالة
2. التَّاريخ
3. المرسل إليه
4. التَّحية الافتتاحيَّة
5. موضوع الرِّسالة
6. التَّحية الختاميَّة
7. عنوان المرسل
8. التَّوقيع
9. الاستهلال
من خصائص الرَّسالة الإداريَّة
• الدِّقة والوضوح وسهولة التَّعبير
• مراعاة آداب اللياقة والذَّوق
• الالتزام بالمصطلحات المتعارف عليها
• الإشارة بالرَّقم والتَّاريخ إلى الخطاب الَّذي تتعلَّق به الرِّسالة
• البعد عن المبالغات والصُّور الجماليَّة
• الإيجاز والاختصار إلا إذا اقتضى الموضوع الإطالة
تحرير المحضر
• يعدُّ المحضر وثيقة مهمة ، ومستندًا قانونيًا للآراء والمناقشات والقرارات ، لذلك يجب أن يراعى في تحريره الدِّقة والإيجاز واختيار التَّعبيرات المباشرة ، والبعد عمَّا قد يحتمل التَّفسير أو التَّأويل .
• عادة ما يتولى تحرير المحاضر أشخاص مؤهلون يتصفون بالدِّقة ، والقدرة على الصِّياغة ، واستخدام الألفاظ السَّهلة
• الأقسام
• المقدمة ، وتتضمن بالتَّرتيب : رقم الاجتماع ، تاريخه ، وقته ، مكانه، رئيس الاجتماع ، ووظيفته ، أسماء الحضور بحسب أقدمية التعيين ، وعددهم ، أسماء المعتذرين ، وأسباب اعتذارهم ، وأسماء الغائبين .
• الرَّئيسة
• المضمون:يحتوي ما تداوله في الاجتماع من نقاط جدول الأعمال والقرارات الَّتي تمَّ اتخاذها فيه .
• يتَّسم بالصِّدق والحياد والموضوعية ، ويبتعد عن التَّعبيرات المجازية
• للمحضر :
• الخاتمة : زمن نهاية الاجتماع ، اسم كاتب المحضر ووظيفته وتوقيعه ، وأسماء الحاضرين ؛ لأخذ توقيعاتهم على نصِّ المحضر بعد طباعته
الأمور الَّتي يجب أن تغطيها أقسام المحضر :
• التَّوثيق :الوقت ، والمكان ، والحضور ، والتَّوقيعات .
• العرض : وصف الموضوعات ، وما دار حولها من نقاش وآراء
• القرارات : القرارات الَّتي تمَّ اتخاذها والتَّوصيات
• خطوات كتابة المحضر:
• تحضير جدول الأعمال للمساعدة في تنظيم النَّقاط ، وتسلسلها في أثناء الكتابة
• تحضير المسَّودة الَّتي كُتِبت في أثناء الاجتماع
• تسجيل المعلومات الوثائقيَّة في مقدمة المحضر (زمن البداية ، والمكان ، والحضور )
• عرض كلَّ نقطة من جدول الأعمال على حدة ، يتبعها بنص القرار الَّذي اُتُخِذ بشأنها .
• يختم المحضر بمعلومات توثيقيَّة ( زمن نهايته ، واسم كاتب المحضر ،وتوقيعات الحضور)
· السَّيرة الذَّاتيَّة
· أنواع السِّيرة الذَّاتيَّة الشَّائعة :
· السِّيرة المختصرة : وهي الأكثر شيوعًا ، وتكون في صفحة أو صفحتين .
· السِّيرة المفصَّلة : وهي تناسب الأكادميين والمتقدِّمين للوظائف القياديَّة ، وتحوي معلومات أكثر تفصيلاً ممَّا في المختصرة، وتقع عادة في عدَّة صفحات
· من الأمور المتجنب ذكرها بالسَّيرة :
· النَّسب والجذور البعيدة
· الوضع المالي والممتلكات
· أسباب ترك الأعمال السَّابقة
· المعلومات القديمة جدًّا
· الانتماءات الطَّائفيَّة
· الشُّؤون العائليَّة
· التَّاريخ الصِّحي
ما ينبغي أن تحويه السِّيرة
• المؤهلات
• الخبرة الوظيفيَّة
• المعرِّفون
• المعلومات الشَّخصيَّة