السلام عليكم ...
اعتقد الشروط انها تشمل كل المتقدمين للوظائف الجامعة و كانوا مشترطين للوظيفة السكرتيرة بدون خبرة..
اهم شي يا اخوات اننا نبدأ نستعد للاختبار بالمذاكرة و الاطلاع على كل ما يخص السكرتارية..
بحثت في قوقل و وجدت بعض المعلومات المهمة..
لنتعرف علي السكرتارية,,,,ذلك العلم المفيد للجميع ,,
السكرتارية
تعريف السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي:
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزةالسكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاًلظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائرالمتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجودهذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلكفي إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالييظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادةمهارتهم .
لوفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :
1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزيةواللامركزية
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثلالاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أوالرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .
ثالثا : السكرتاريةالمتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنيةالاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنيةالمتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ،السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلفالمجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونةالرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظاتوالنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة علىالشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة فيمجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجازإجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفيةوالبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .