رد: اختبار مراقب طلبه
يقول د. كامل محمد المغربي: (إن وظيفة الرقابة كغيرها من الوظائف الإدارية الأخرى, تتصف ببساطة مكوناتها, إلا أنها بنفس الوقت تتطلب البراعة والدقة في التطبيق ) لهذا عزيزي القارئ سنتعرف سويًا على أنواع الرقابة، حيث أنها تُمارس أنواع عديدة من الرقابة في بيئة الأعمال، ويمكن تصنيف هذه الأنواع تبعًا لعدة معايير هي كالتالي:
المعيار الأول: بحسب نوع النظام الذي يُطبق به الرقابة:
يمكن أن تؤدي العملية الرقابية في المنظمات من خلال نظامين هما:
أ- نظام الرقابة المغلق:ويشير هذا النوع من الرقابة إلى أساليب الرقابة الذاتية التي تتبع في نظم الإنتاج الآلي، والتي قد زاد استخدامها الآن بشكل ملحوظ في مجال الصناعة مع زيادة التطور في استخدامات الحاسبات الآلية المتقدمة, وفي ظل الطفرة الهائلة في مجال إعداد برامج التشغيل الآلية software, مما قد ييسر أداء العملية الرقابية بمراحلها دون تدخل العنصر البشري في أدائها (باستثناء مجرد الضغط على زر التشغيل), لما تحتويه هذه الأنظمة من: تسجيل بكل من المواصفات المطلوبة للأداء عن كل خطوة، وإمكانية تجهيز آلية ـ بشأن قياس الأداء الفعلي للقائم بالتنفيذ ـ تختص باكتشاف الأخطاء، وتوفير التجهيزات الآلية الأخرى للقيام بالتصحيح الفوري، ولعل أهم مجالات استخدام هذه النظم مجال صناعة وتشغيل الصواريخ، والطائرات.
ب- نظم الرقابة المفتوحة:وهي على عكس النظم المغلقة فهي تعتمد على العنصر البشري بشكل كبير (بالإضافة للاستعانة بالآلية أيضًا) في كل من المراحل الثلاثة اللازمة لأداء العملية الرقابية.
ويستخدم هذا النوع كثيرًا في مجال تصنيع المنتجات التي لا يزال يغلب عليها طابع الأداء اليدوي كصناعة الأثاث، وأيضًا في مجال تقديم بعض الخدمات كأعمال السباكة والصيانة للآلات مثلًا: فمعظم هذه المجالات التي تستخدم فيها نظم الرقابة المفتوحة تُتبع بالمشروعات الفردية أو المحدودة.
المعيار الثاني: بحسب الهدف من اكتشاف الأخطاء:
يمكن التمييز بين نوعين من الرقابة بحسب هدفها، هما:
أ- الرقابة الإيجابية:وهي التي تمارسها الإدارة من خلال تتبع مراحل التنفيذ للسياسات والإجراءات المفسرة للخطة للتأكد من أن:
- أداء العاملين يتم بالمواصفات الكمية والنوعية المحددة.
- التنفيذ للممارسات التجارية مع الأطراف الخارجية (كالحكومة والعملاء والموردين) يتم وفقًا لما هو مخطط.
- الإنجاز للتصرفات والسلوكيات داخل المنظمة (مثل ما يتعلق بالمعاملات المالية، استغلال أوقات العمل الرسمي، هوامش الانحراف المسموح به) يتم تبعًا لما هو مخطط مسبقًا.
كل هذه الأمور يتم تقويمها أولًا بأول للتأكد من مسايرتها للوائح والأنظمة التي تشرعها الإدارة لضمان تحقيق الأهداف المنشودة في الوقت وبالكيف وبالكم المحددة.
ولذلك يمكن أن يطلق على هذا النوع من الرقابة تعبير (الرقابة الوقائية) وذلك لفاعليتها، حيث إمكانية الاستفادة من نتائجها في تطوير وتعديل خططها المستقبلية بقدر كبير من المرونة.
ب- الرقابة السلبية:وهذا النوع من الرقابة تستخدمه الإدارة أيضًا ولكن بعد انتهاء التنفيذ تبعًا لطبيعة بعض الأنشطة التي تتميز بصعوبة ممارسة الرقابة فيها أثناء مراحل التنفيذ كما هو الوضع في حالات إجراء الجراحات؛ ففي مثل هذه الحالات يُقارن الوضع بين حالتي المريض قبل الجراحة ثم بعدها من خلال مدى درجة امتثاله للشفاء، وذلك بالطبع للصعوبة النسبية في تطبيق الرقابة على كل مرحلة من مراحل الجراحة كالتجهيز، والتطهير، والتخدير، الفتح أو الكسر، الخياطة، ثم العلاج الدوائي المتمم للجراحة.
وهنا يكون الاضطرار إلى موازنة الأداء الفعلي الذي تم إنجازه بالمعايير المحددة مسبقًا فتتكشف الانحرافات، أي يتم تصيدها والتي بناء على نوعها تتخذ الإجراءات الملائمة لتصحيحها لمنع تكرارها فيما بعد في المواقف المماثلة.
وهكذا يتبين أن معيار التمييز بين الرقابة الإيجابية والسلبية يكون بما يلي:• الرقابة الإيجابية: تقوم بمهمة ممارسة الرقابة على التنفيذ منذ بدايته وخلال مراحله الأولى لتوجيه أنظار المسؤولين عن التنفيذ عن أي شبهة أو أخطاء قد تعتري أداءهم وتحويل المهمة لأهداف سريعة التقويم، لمكافأة من يحسن الأداء بالمواصفات المطلوبة، ولهذا فإن هذا النوع من الرقابة قادر على بث روح الطمأنينة المصحوب بالاستعداد على تقبل أي توجيهات لدى العاملين دائمًا.
• أما الرقابة السلبية: فهي تعتمد على ممارسة الرقابة بعد إتمام التنفيذ والانتهاء منه، بناء على نتائج قياسه يكون التوقيع للعقاب على المخالفين (أو الإثابة للأكفاء) مما قد يثير روح الخوف أو الفزع كثيرًا لفئة العاملين الذين هم دون المستوى الإنتاجي الواجب مما قد يتسبب في بث الإحباط وتثبيط روح الإبداع لديهم.
المعيار الثالث: بحسب التوقيت الزمني للرقابة:
ويمكن تقسيم الرقابة بحسب التوقيت الزمني الذي تمارس فيه إلي ما يلي:
أ- الرقابة السابقة للتنفيذ:وهذا النوع من الرقابة يرد على المعاملات والتصرفات التي تمارسها المنظمة ككيان اعتباري أكثر من ورودها على العاملين.
بمعنى أن توجه عملية المتابعة أساسًا للتصرفات التي تتعلق بالنواحي المالية كالإنفاق على اقتناء الأصول المطلوبة ( الثابتة والمتداولة ) والحصول على خدمات معينة من جهات خارجية وهو ما يصعب تنفيذه دون موافقة الجهة المختصة بالمنظمة كالقسم المالي فيها، مثلًا، وعندئذ تكون الرقابة هنا مؤداة بشكل سابق على التنفيذ لهدف منع وقوع انحرافات، تصبح فيما بعد موضعًا للمساءلات القانونية.
ولذا يمكن أن يطلق عليه اسم (الرقابة المانعة للأخطاء).
ب- الرقابة أثناء التنفيذ:وهي التي تتم خلال مراحل الأداء أولًا بأول طبقًا للمعايير المعتمدة التي قد يترتب على نتائجها الحاجة إلى التغيير الفوري في بعض أجزاء الخطة لأجل مصلحة العمل.
ت- الرقابة اللاحقة:
وهي التي تتم خلال الأداء للمعاملات أو التصرفات حيث يتم موازنة ما تم إنجازه بالمعايير المطلوب إنجازها لأجل اكتشاف الأخطاء التي تصبح محل التشخيص لمسبباتها وبالتالي إقرار أساليب معالجتها.
وعليه تكون الرقابة هنا لاحقة حيث تتم بعد وقوع الأخطاء، وعلى الرغم من أنه ربما يكون قد فات أوان علاجها في الغالب لكن المنفعة المقدرة منها تكون ما زالت موجودة حيث الاستعداد والتحوط ضد الأخطاء المتشابهة الممكن وقوعها في المستقبل.
لذلك يمكن أن يطلق على هذا النوع من الرقابة اسم (الرقابة الإصلاحية للخطط المستقبلية).
المعيار الرابع: بحسب نوع النشاط الذي تمارس من أجله الرقابة:
إن النشاطات التي تزاول في أي منظمة كثيرة ومتعددة، ويتطلب كل منها نوعًا مميزًا من الرقابة على أدائه، ويمكن تقسيم الرقابة لبعض الأنواع والتي منها:
أ- الرقابة على كفاءة أداء المهام الإدارية:
وهذا النوع من الرقابة يعد بمثابة رقابة ذاتية يقوم بها المدير لمتابعة أدائه على كل ما يقوم به من وضع خطط وسياسات، وتنظيم وتوجيه للموارد المتاحة والمرتقبة.
ومن ثم فهذه الرقابة تعد ضرورة لكل من يشغل منصب مدير لأنه من خلالها تتوافر له كل إمكانات الاطمئنان على حسن سير كل من:- العمل الإداري بعناصره من جهة.
- العمل التنفيذي لوظائف المشروع المختلفة من جهة أخرى.
ب- الرقابة الحسابية:وهي تلك التي تركز على الجوانب المالية أي بكل ما يتعلق بالإنفاق أو التحصيل، وذلك بالطبع من خلال الاستناد على المراجعة الدائمة لحركتي التدفقات النقدية الخارجية (المصروفات) أو التدفقات النقدية الداخلة (المتحصلات) تبعًا للأرقام التقديرية المعتمدة التي تعكسها كل من:
- الموازنات النقدية التقديرية (وهي التي تختص بحركتي النقدية الداخلة والخارجة لآجال قصيرة لا تزيد مدتها عن عام)، مثل تحصيل أوراق القبض وسداد الضرائب السنوية.
- الموازنات الرأسمالية التقديرية (وهي تلك التي تختص بحركتي النقدية الداخلية والخارجية لآجال زمنية تزيد عن سنة) كما هو الحال بالنسبة لشراء الأصول الثابتة.
وفي هذا الشأن تجدر الإشارة إلى أن من أهم أدوات الرقابة المالية (نقطة التعادل) التي تحظى بمكانة خاصة في هذا المجال باعتبارها أداة تخطيطية ورقابية في الوقت نفسة.
ت- الرقابة القضائية:
وهذا النوع من الرقابة يستهدف ضبط سلوكيات الموارد البشرية بشكل عام ( فئة المديرون، وفئة المنفذون ) للأهداف التي تتعلق بكل من:
- تحجيم سلوكيات المديرين في تصرفاتهم مع مرؤوسيهم أثناء ممارسة أعمالهم الرئاسية عليهم في ضوء ما قد أجازه التشريع بنصوصه القانونية من أحقية توقيع العقوبات المسموح بها على المرؤوسين المخالفين وإلا فإن المدير نفسه يصبح عرضة للمحاسبة القانونية للتهاون في حقوقه للعظة والاعتبار حرصًا على مصحلة العمل من التسيب والتهاون.
- تحجم سلوكيات المرؤوسين أنفسهم من خلال الالتزام باعتبارات الاحترام والطاعة الموضوعة لتوجيهات وأوامر وقرارات رؤسائهم تبعًا لما تفرضه القواعد والإجراءات التنظيمية في هذا الشأن وعلى ألا يغفلها في علاقته مع رئيسه، وإلا كان عرضة للعقاب.
ومن هنا تظهر أهمية وحدة الشؤون القانونية بمنظمات اللأعمال باعتبارها الجهات المختصة بالبت وتوقيع العقوبات المناسبة بشأن المنازعات التي يمكن أن تنشأ بين المديرين والمنفذين أو بين المديرين بعضهم مع بعض أو بين المنفذين بعضهم وبعض أو بين أحد الجهات الداخلية والجهات الخارجية للمنظمة.
وأخيرًا نختم بأن أي مشروع تكون حاجته للرقابة نسبية حيث أن تصنيف المنشآت بين كبيرة ومتوسطة وصغيرة هو تصنيف ليس له مقياس ثابت، لذلك تعتبر الرقابة من الوظائف الإدارية الهامة في مجال متابعة تنفيذ مختلف الأنشطة وتقييم أدائها، فامتد دور الرقابة في العصر الحديث ليشمل قياس وتقييم النتائج والأهداف التي تحققت.
المراجع:
1- مبادئ إدارة الأعمال، أ.د. أحمد بن عبد الرحمن الشميمري، أ.د. عبد الرحمن بن أحمد هيجان، د. بشري بنت بدير المرسي غنام.
2- الرقابة الإدارية في منظمات الأعمال، د. فايزالزغبي.
3- الإدارة، د. كامل محمد المغربي.
4- الرقابة والمراجعة الداخلية، د. عبد الفتاح محمد الصحن ـ د. محمد السيد سرايا.
|