رد: كتب ( مؤسسات المعلومات ، مدخل الى علم المعلومات )
مقدمة :
بداية يجب أن نعرف أن هناك ثلاث وظائف أساسية للمكتبة أو لأي مركز معلومات وهي :
- جمع أوعية المعلومات المختلفة . – تنظيم هذه الأوعية . – بث المعلومات .
تشتمل عملية المعالجة الفنية في المكتبات ومراكز المعلومات على ثلاثة أمور أساسية ولا غنى عنها وهي : الفهرسة والتصنيف والتكشيف , وهذه بمجملها تشكل الوظيفة الثانية للمكتبات ومراكز المعلومات والتي تعرف بعملية التنظيم , بما أن مهنة المكتبات هي مهنة التوحيد , لا بد من وجود عدد من الأدوات السابقة الإعداد والتجهيز ؛ لذلك هناك أدوات عمل خاصة بالفهرسة والتصنيف , وأدوات عمل خاصة بالفهرسة والتصنيف , وأدوات عمل خاصة بالفهرسة الموضوعية
من المعلوم أن نصف العلم يمكن في تنظيمه , لذلك تكتسب عمليات الفهرسة والتصنيف والتكشيف أهمية أساسية في أي مكتبة أو مركز معلومات , وبدون هذه الإجراءات تصبح هذه الأماكن عبارة عن مخازن ومستودعات لمختلف أوعية المعلومات ليس غير , وبالتالي تخفق في تأدية واجباتها الأساسية , والوظائف التي حددت لها , ولذلك فأن نجاح المكتبة أو مركز المعلومات في تحقيق الواجبات والوظائف يتوقف _ وبدرجة كبيرة _ على نجاح عملية الفهرسة والتصنيف والتكشيف , وعلى إعداد الفهارس بطرق علمية حديثة سواء كانت بطاقية أو على الحاسب الإلكترونية .
ويحتل موضوع الفهرسة والتصنيف والتكشيف مكانه هامة وبارزة بين دراسات علم المكتبات والمعلومات ويمثل ركناً هاماً وأساسياً في أركان العمل المكتبي ولا يمكن لأي مكتبة صغيرة كانت أم كبيرة الاستغناء عن مسألة المعالج الفنية , وبخاصة في عصرنا الحاضر وهو ما يطلق عليه عصر تكنولوجيا انفجار المعلومات أو ثورتها .(2)
أولاً: الأقسام الفنية في المكتبة :
تقسم المكتبة بشكل عام إلى أقسام رئيسية أربعة هي :
1- التزويد . 2- الفهرسة والتصنيف . 3- الإعارة . 4- المراجع .
أما بالنسبة للتجليد والصيانة , فأنه أن وجدت مثل هذه الخدمات وبشكل واسع في المكتبة فأنه من الأفضل أن يكون هناك قسم خاص مستقل لذلك , حيث أن طبيعة عمل التجليد والصيانة والأجهزة والأدوات المطلوبة وكذلك العاملين فيه تتطلب قسماً منفصلاً وفي مكان مناسب من المكتبة لا يؤثر على القراء ويسهل توصيل الكتب والمطبوعات له لتأمين صيانتها وتجليدها وأعادتها إلى المكان المطلوب في المكتبة .
وقد يضيف بعض المهتمين بشؤون إدارة المكتبات أقساما أخرى حسب طبيعة عمل المكتبة وحجمها والأقسام التي يمكن أن تضاف هي كآلاتي :
- الدوريات . – التصوير والاستنساخ . – الببليوجرافيات . – التبادل والهدايا .
- الإيداع القانوني . – المصغرات . – المواد السمعية والبصرية . – المخطوطات والكتب النادرة . – الفهارس . – الأطروحات . – الاستعلامات . – الحجز .
- خدمات الأطفال . – المستخلصات والكشافات . – الطابعة والطبع والخط .
وعلى الرغم أن بعض الإداريين في المكتبات ومراكز المعلومات يفضلون أن يشكلوا قسماً مستقلاً باسم قسم الدوريات يعني بشؤون الاشتراك بالدوريات وتنظيمها وخدماتها , ألا انه من الممكن أن تدمج الأعمال الخاصة بالدوريات مع واجب قسم التزويد الحصول على المطبوعات واقتناها بأي شكل من الأشكال .
أما بالنسبة إلى قسم التصوير فهو قد يكون عملاً تقوم به العديد من المكتبات لتقدم خدمات تصويرية لقرائها واستنساخ المقالات والأوراق المطلوبة ومع هذا فهي أن وجدت نستطيع أن نعتبرها عملاً من أعمال قسم المراجع لأنها مهما توسعت فلن تكون هناك حاجة إلى تخصيص قسم مستقل لها , فالببليوجرافيات والخدمات الببليوجرافية يمكن أن تكون عملا من أعمال المراجع على الرغم من أن بعض المكتبات وبعض الإدارات في هذا المكتبات تفرد قسماً مستقلاً لها .
أما عمل التبادل والهدايا فهو يخص قسم التزويد وبواسطته تستطيع المكتبة اقتناء بعض المطبوعات عن طريق التبادل ووجود عمل التبادل والهدايا في قسم التزويد يؤمن للمكتبة تنسيقاً ضرورياً في مجالات الحصول على الكتب والمواد المكتبية الأخرى بالطرق المختلفة سواء كان ذلك عن طريق الشراء أو عن طريق التبادل أو عن طريق الحصول عليها مهدأة .
وقسم المصغرات أو ما يسمى بالمايكروفيلم قد يكون له وجود ومبرر للوجود في بعض المكتبات وخاصة الكبيرة منها والتي تقوم بعملية تصوير الكتب والوثائق والمطبوعات على الأفلام أو البطاقات المصغرة المصورة وقراءتها وطبعها على الورق .
وقسم المواد السمعية والبصرية قد يكون ضرورياً لبعض المكتبات التي تمتلك مجموعة من الأجهزة والمواد السمعية والبصرية كالأفلام المتحركة والصور والشرائح الفيلمية والمسجلات على اختلاف أنواعها حيث أن طبيعة عمل هذه المواد وخدماتها قد تختلف عن الإعمال الأخرى في المكتبة وتحتاج إلي مواصفات خاصة بالنسبة للعمل والعاملين فيها , ولكن لا يشترط أن تمتلك كافة المكتبات أجهزة مواد سمعية وبصرية .
والمخطوطات لها نظرة خاصة في مجموعة المكتبة فهي لا تشترط أن تكون موجودة في كل مكتبة بل العكس من ذلك فالقليل من المكتبات تعني بجمع وحفظ المخطوطات نظراً لارتفاع أسعارها ولان فراءاها هم طبقة خاصة من الباحثين والمراجعين فأن وجدت مجموعة جيدة من المخطوطات في المكتبة متخصصة أو جامعية فانه يستحسن أن تكون في قسم مستقل أما إذا كانت مجموعة من المخطوطات قليلة ومحدودة فمن الممكن أن تكون خدماتها عن طريق المراجع ووضعها في خزانه أو خزانه خاصة بها .
أما الفهارس والأشراف عليها وتوجيه القراء لاستخدمها فلا يستدعي أن يكون لها قسم منفرد وإنما يتم ذلك عن طريق قسمي المراجع والإعارة أو أحدهما حسب موقع الفهارس وقربها من أحد هذين القسمين ولا يشترط أيضا أن يخصص موظف أو عدد من الموظفين للأشراف على الفهارس أدامتها وتوجيه القراء لاستخدام الفهارس هو من صمم عمل المراجع وموظفي المراجع أو الإعارة على اقل تقدير .
أما الأطروحات والرسائل الجامعية والتي لا يشترط أن تكون متوفرة في كل مكتبة وإنما تقتصر على المكتبات محددة وقليلة فيمكن جمعها ووصفها في قسم المراجع حيث أنها في الغالب لا تعار خارج بناية المكتبة وليس من الضروري أن تكون في قسم مستقل معزول عن الأقسام الأخرى إلا إذا تطلب الأمر ذلك .
أما الاستعلامات التي في الغالب تكون في مدخل المكتبة والتي تكون في الغالب عملها السيطرة على الخروج القراء والتأكد من أن الكتب التي يحملونها قد تمت إجراءات الإعارة عليها والذين يوجهون قراء المكتبة إلى الأماكن التي يسألون الاستعلامات ألا يخلطوا بين واجباتهم وأعمالهم وبين أعمال وواجبات موظفي المراجع في المكتبة .
وبالنسبة للحجز الذي يقوم بوضع مجموعة من الكتب والمواد المكتبية الأخرى في جناح خاص يرجع لها وتقرأ داخل المكتبة ويفضل أن يكون جزء من قسم الإعارة والحجز بوصفه امتددت لعمليات الإعارة سواء حجزت الكتب لصالح فرد باحث .
خدمات الأطفال من الأعمال والخدمات الهامة التي تقدمها المكتبة الحديثة وخاصة المكتبة العامة ولكن ليس من الضروري أن تكون هنالك قسم خاص للأطفال أو لخدمات الأطفال في كل مكتبة وحتى في المكتبات العامة فقد لا تستوجب مجموعة محدودة من الكتب والمطبوعات الخاصة بالأطفال تخصيص قسم مستقل لها .
وبالنسبة للمستخلصات والكشافات فهي من الخدمات والأعمال التي تتركز في المكتبات المتخصصة ومراكز التوثيق , ولا تقدم مثل هذه الخدمات في الأنواع الأخرى من المكتبات ألا بشكل محدود يكون عادة من ضمن عمل المراجع أو الدوريات أن وجد لها قسم مستقل .
أما إعمال الطبع والخط فهي لا تخص قسماً محدداً من أقسام المكتبة فقد يكون من الضروري ربط أعمال الطابعة والطبع والخط مباشرة بالإدارة وتوزيع أعمالها حسب حاجة الأقسام المختلفة لذلك .
والمقصود في الخدمات الفنية للمكتبة كل ما يتعلق بطلب واستلام وتهيئة وإعداد الكتب والمواد المكتبية الأخرى ووضعها في خدمة القارئ والمراجع وبعبارات أخرى فان هذه الخدمات تتعلق بكافة الإجراءات المطلوبة لاقتناء الكتب والمواد المكتبية الأخرى وتهيئتها وفق متطلبات عمل المكتبة والقيام بكافة الأعمال الضرورية الأخرى قبل وصول الكتاب إلى رفوف المكتبة ومخازنها . (1)
ثانياً : الواجبات المهنية والغير المهنية :
الواجبات المهنية
- صياغة السياسات :
1- حصر حاجات المستفيدين :
ويتخذ ذلك شكلاً رسمياً كالقيام بموجات للمواد المستخدمة , أو غير رسمياً عن طريق العلاقات اليومية المباشرة ما بين العاملين والمستفيدين , قد يتعلق الأمر بمجموعة المستفيدين وحاجاتهم الفردية والجماعية لذا فمن الضروري تقدير احتمالات الطلب والقيام بدراسة الحاجات في عدة مناطق مختلفة ومراقبة التغيرات الطارئة على المناهج أو البحوث ومساميره التطورات الحاصلة في اختصاصات معينة .
2- صياغة سياسة الاختيار :
وهو واجب اتخاذ القرار بشأن أية وسيلة ولآي مدى يمكن تلبية حاجات القراء أن القرارات المتخذة ستحدد طبيعة المجامع في نواحي معينة .
3- تسجيل السياسات :
قد يكون من المفضل في حالات عديدة تسجيل السياسات المذكورة في الفقرة السابقة والتعديلات الطارئة عليها تحريرياً ليراعى تطبيقها بصورة منتظمة كذلك تسجيل بنود العقود الرسمية للطلبات وعقود الشراء طويلة الأمد وذلك بعد التفاوض بشأنها .
4- تحديد سياسة التعاون بين المكتبات فيما يخص المجموعة :
ويهدف هذا التعاون إلى تنمية أحد جوانب المجموعة في إحدى المكتبات والاشتراك في كلفة المواد الباهظة الثمن والاقتصاد في شراء المواد المكتبية قليلة الاستخدام .
5- تقسيم التخصصات ما بين الأقسام والموضوعات :
لمسايرة السياسة العامة المعتمدة من قبل المكتبة فان تخصيصات الكتب توزع بصورة أو أخرى ما بين أقسام المكتبة المختلفة والتخصصات الموضوعية ضمن مجموعة والأنواع المختلفة من المواد الثقافية كالكتب والدوريات والمواد السمعية البصرية , ويعتمد التوزيع ومداه على نوع وحجم المكتبة ويتطلب دراسة وافية لاستخدامات المجامع وغيرها من العوامل المؤثرة الأخرى على أن تخضع للمراجعة المستمرة .
- اختيار المواد الجارية :
1- الاتصال المستمر بمصادر النشر :
ويتضمن مقابلة ممثلين عن الناشرين والمجهزين للتعرف على عروضهم ويتيح ذلك الاطلاع على المواد قبل اختيارها ومواكبة ما يستجد في عالم النشر من مطبوعات كذلك معرفة التقيحات الجارية على الكتب المرجعية القياسية وطباعتها الحديثة وغيرها من المواد عملية الاختيار .
2- الاختيار المبدئي :
ويشمل ذلك تأثير المواد المطلوبة الواردة في قوائم الناشرين ودوريات النقد كخطوة أولى يليها تدقيق الفهارس واستحصال المعلومات الببليوجرافية الأخرى قبل اتخاذ القرار النهائي ومن الوظائف المهمة تقويم النقد ومعرفة مؤهلات ومكانة الناقد وربط ذلك بالسياسة المتبعة في الاختيار .
3- تحديد المواد المطلوبة بطريقة " رهن الموافقة " :
أن تجهيز المواد من قبل المجهزين أو الناشرين وفحصها بدقة من قبل المكتبة قبل الشراء الفعلي أو ما يسمى بطريقة " رهن الموافقة " يختلف من مكتبة إلى أخرى فقد تستلم المكتبة مواداً في مناسبات معينة أو تستلم عناوين صادرة حديثاً في تخصصات موضوعية محددة وفي حالة المسلسلات المنشورة حديثاً فيمكن الحصول على نماذج من الأعداد كعينات لأجل فحصها وتقديمها ومقارنتها بالمجموعة المتوفرة في نفس التخصص .
4- القبول المبدئي للهدايا التلقائية :
تحاول معظم المكتبات تطبيق سياسة معينة لقبول المواد المهدأة كإضافات للمجموعة لتحقيق الانسجام مع محتوياتها واستخداماها .
5- تدقيق المواد في الفهارس بعد الاختيار المبدئي :
بعد التأثير المبدئي في القوائم ودوريات النقد والمواد المقبولة مبدئياً كهدايا تدقق الفهارس وسجلات الطلبات قبل اتخاذ القرار النهائي ويتم تدقيق المواد البسيطة من قبل غير المهنيين تحت الأشراف المهني المباشر , ومن المفيد أحيانا تسجيل تفاصيل النشر الضرورية أثناء القيام بهذا الواجب .
6- الوصول إلى القرار النهائي في الاختيار :
يمكن التوصل إلى القرار النهائي على ضوء نتائج تدقيق المواد الحديثة والمهدأة وعند استلام المواد المطلوبة بطريقة رهن الموافقة ويتم تقويم قرار الشراء وفق أسس معينة كالتغطية الموضوعية والإسناد والملائمة مقارنة بالمواد الأخرى المنشورة أو المتوفرة فعلاً في المكتبة وبحاجات المستفيدين .
7- اختيار المسلسلات والخدمات :
إن اختيار المسلسلات يمثل التزامات مستمرة فمن المعتاد طلب نماذج الإصدارات أو الإعدادات الحديثة بغية الفحص والتقويم والمقارنة .
8- سياسة الاحتفاظ بالمسلسلات :
تحتل المسلسلات حيزاً كبيراً في اغلب المكتبات ويترتب على ذلك إضافة إلى كلفة المساحة التي تشغلها الأثاث اللازم والإدامة بما فيها التجليد والمحافظة على مظهرها اللائق .
9- تدقيق المجموعة :
ويعني هذا السيطرة الدائمة على مستوى الجيد للمجموعة المكتبية ومراقبة طلبات المستفيدين وذلك استناداً للإحصائيات المتوفرة وقوائم الحجز وطلبات الإعارة الداخلية .
- تقسيم المجموعة :
1- تحديد مواضع المواد المكتبية وإعادة توزيعها :
خلال عملية الاختيار يتم تحديد مواضع المواد المطلوبة حديثاً بشكل مؤقت أو دائم أو إعادة توزيعها .
الواجبات غير المهنية
1- حفظ سجلات الصرف للتزويد :
وهذه السجلات تبين الصرف من قبل الأقسام المختلفة وتحدد تواريخه .
2- معالجة المواد في عملية اختيار الكتب :
ويتضمن ذلك إعداد القوائم وكتابة عدد النسخ المحدد طلبها بطريقة رهن الموافقة وإرجاع النسخ غير الضرورية إلى المجهزين وغير ذلك من الأعمال الكتابية الأخرى .(2)
ثالثاً : قسم التزويد ووظائفه :
يتفق العديد من الكتاب والمتخصصين في علم المكتبات والمعلومات على أن قسم التزويد يعد من أهم أقسام المكتبة وخاصة الجامعية منها , حيث أن توفير الكتب والمواد المكتبية الأخرى سواء كان ذلك عن طريق الشراء أو عن طريق التبادل والإهداء ووضعها في خدمة الأساتذة و الطلاب والباحثين آمر ضروري وحيوي , ويجب على كل مكتبة مهما كان نوعها أن تمارس إجراءات وفعاليات تشبه تلك التي تمارسها المؤسسات التجارية وبيوت الأعمال من ناحية مسك وفتح السجلات للأوامر الضرورية والقوائم المختلفة وكلما كبرت المكتبة كلما زاد من تعقيد هذه السجلات .
قسم التزويد مسؤول عن تطوير مجموعة المكتبة ولتحقيق ذلك فأن هناك عمليتين تجريان في هذا القسم وهما أساسيتان الأولى : اختيار الكتب والمواد المكتبية وتقييم الطلبات المقدمة من الأقسام المختلفة , والثانية : هي طلب هذه المواد ولن نتطرق بالشرح في بحثنا هذا إلى عملية الاختيار لأنها خارجة عن موضوعنا هذا وتدخل في مجال بحث آخر وموضوع آخر هو اختيار الكتب والمواد المكتبية وأما عملية طلب الكتب والمواد المكتبية الأخرى وأجراتها.(1)
- الوظائف الأساسية لقسم التزويد :
1- المعاونة في عمليات اختيار الكتب .
2- التوفيق بين الشراء والتبادل والإهداء والإيداع بوصفها مصادر لمجموعات المكتبة .
3- تقديم المعلومات بالمطبوعات والناشرين وتجار الكتب والأسعار والتوزيع . (3)
تنظيم قسم التزويد :
1- حفظ واستعمال المراجع الببلوجرافية المتعلقة بعمليات الشراء .
2- حفظ واستمرار نمو فهارس التوصيات .
3- أعداد وإرسال وحفظ نسخ من طلبات الشراء المرسلة لناشري الكتب .
4- تسلم وفتح ومراجعة المطبوعات الواردة.
5- لف وإرسال الكتب المعادة للتاجر أو الناشر والمواد المرسلة على سبيل الإهداء والتبادل .
6- أي مرحلة من عمليات أعداد الكتب يقوم بها القسم .
7- أعداد الفواتير للدفع , وكل سجلات الحاسبات والأعمال المالية المناطة بالقسم .
8- أعداد سجلات القيد .
9- إبلاغ أصحاب مقترحات الشراء عن مصير مقترحاتهم .
10- طلب الدوريات والسلاسل ومراجعة ما يصل منها .
11- معاودة طلب المواد التي لم تتلقها المكتبة في حدود الوقت المناسب .(3)
رابعاً : الفهارس وأنواعها :
الفهرسة هي عملية الوصف الفني لمواد المعلومات بهدف أن تكون تلك المواد في متناول المستفيد بأيسر الطرق وفي أقل وقت ممكن .
وتعتبر هذه العملية من أهم العمليات ومن أكثرها تعقداً في نفس الوقت , إذ يتمثل إنتاجها في وسائل أو أدوات السيطرة على دنيا المعرفة المسجلة وتقديمها موصوفة ومنظمة للباحثين .
- والفهرسة نوعان :
الفهرسة الوصفية وهي التي تختص بوصف الكيان المادي أو الملامح المادية لمواد المعلومات بواسطة مجموعة من البيانات مثل اسم المؤلف وعنوان مادة المعلومات وغير ذلك من الصفات التي تجعل من السهل التعرف على مادة المعلومات وتحديد ذاتيتها وتمييزها عن غيرها من المواد أو تمييز طبعة معينة منها عن غيرها من الطبعات .
والفهرسة الموضوعية وهي التي تختص بوصف المحتوى الموضوعي لمواد المعلومات بواسطة رموز التصنيف بحيث يمكن تجميع المواد عن نفس الموضوع في مكان واحد .(5)
خامساً: التصنيف ونظمه :
كلمة التصنيف مشتقه من كلمة class بمعنى قسم أو فئة أو طبقة أو طائفة , وكلها تعني مجموعة من الأفراد أو الأشياء تتشابه في خصائص معينة , لذلك يعرف التصنيف بالمعنى العام بأنه " جمع الأشياء المتشابهة معاً وفصل الأشياء غير المشابهة , ويتحدد التشابه والاختلاف على أساس امتلاك الأشياء أو عدم امتلاكها لصفة معينة الخاصية " .
ويمكن ان ينسحب التعريف العام للتصنيف على مواد المعلومات ومن ثم فإن التصنيف لهذا الغرض هو " جمع المواد المتشابهة وفصل المواد غير المتشابهة , ويتحدد التشابه أو الاختلاف على أساس التشابه الموضوعي لأن الصفة أو الخاصية الجوهرية لمواد المعلومات هي الموضوع أو المحتوى الفكري "
ومن ثم فإذا كان التصنيف بصفة عامة هو ترتيب الأشياء في نظام منطقي وفقاً لدرجات التشابه الخاصة بها فأن التصنيف المكتبي هو خطة لترتيب الكتب وغيرها من المواد في تتابع منطقي حسب الموضوع أو الشكل ويعني التصنيف بتحديد مكان الكتاب أو غيره من المواد داخل نظام التصنيف المتبع .
- نظم التصنيف ومكوناتها :
إذا ما أردنا أن نصنف الكتب وغيرها من المواد فإننا ينبغي أن نعتمد في تصنيفاً على نظام أو خطة مقننة للتصنيف تسجيل الموضوعات في ترتيب مقنن بحيث يأتي الموضوع مسبوقاً ومتبوعاً بالموضوعات ذات الصلة الوثيقة به :
1. أن يكون متسبقاً بحيث يتدرج من العام إلى الخاص .
2. أن يكون كاملا قدر الإمكان بحيث يغطي كل الموضوعات .
3. أن يسمح بكل اقتراح للأفكار وللتصنيف من وجهات نظر متعددة .
4. أن يكون منطقياً بحيث يعرض تتابع المفاهيم وتسلسلها بوضوح .
5. أن يكون مزوداً بترقيم سهل التذكر والكتابة .
6. أن يكون مرناً في خطته وترقيمه .
7. أن يكون له كشاف هجائياً .
8. أن يتصف بالحداثة ومتابعة تطور المعرفة .
9. أن يكون مطبوعاً أو متاحاً في شكل يوفر الخدمة السريعة عندما نريد موضوعاً من الموضوعات.(5)
سادساً : التكشيف والكشافات :
يعرف الكشاف بأنه :
" دليل منجي لموضع أو مكان الكلمات , أو المفاهيم أو الوحدات الأخرى في الكتب أو الدوريات أو غير ذلك من المطبوعات , ويتكون الكشاف من سلسلة من المداخل لا ترتيب وفق الترتيب الذي تظهر به في المطبوع وإنما وفق نمط آخر من الترتيب ( مثل الترتيب الهجائي ) يختار لتمكين المستفيد من إيجادها بسرعة مع الوسائل التي تبين موضع أو مكان كل وحدة "
والكشاف بهذا المعنى عبارة عن دليل منظم وفق طريقة ما للمحتوى الفكري والمكان المادي للمعرفة المسجلة أو انه دليل إلى محتوى المواد يحللها بواسطة دوال معينة ويحدد موضعها بواسطة روابط معينة .
وللكشافات أهميتها الكبيرة في وقتنا الحاضر حيث إنها تعمل على تحليل مصادر المعلومات بما يسبب سبل الإفادة من المعلومات بسرعة وبدقة وبأقل جهد ممكن , وإذا كانت مصادر المعلومات تعتبر كنوز العصر لما تضمه من دور المعلومات فإن الكشافات تعتبر مفاتيح الوصول إلى مكنون هذه الكنوز وهي حلقة الاتصال الضرورية بين مصادر المعلومات وهؤلاء الذين يرغبون في الحصول على المعلومات الدقيقة منها .
أما التكشيف فهو عملية خلق المداخل في كشاف أو إعداد المداخل التي تقود للوصول إلى المعلومات في مصادرها , ويشتمل هذا الأجراء على أنشطة رئيسية هي :
- تحليل المحتوى .
- تحديد مؤشرات المحتوى .
- إضافة مؤشرات المكان .
- تجميع المداخل الناتجة .
- اختيار الشكل المادي الذي سيعرض فيه الكشاف النهائي .(5)
عملية الفهرسة
عملية الإعداد الفني وتحديد المسئولية عن وجود كتاب أو مادة مكتبية بعينها . وبيان الملامح المادية والفكرية لها. وإعداد السجلات الخاصة بذلك وترتيبها وفق نظام معين يسهل على القارئ الوصول إلى المعلومات التي يريدها بسهولة ويسر.
هدف الفهرسة: محاولة السيطرة على المعرفة البشرية وتقديمها موصوفة ومنظمة للدارسين والباحثين للإفادة منها.
عملية التصنيف
وضع الأشياء المتشابهة بجانب بعضه ، أي ترتيب الأشياء بناء على مابينها من تشابه واختلاف .ويعرف تصنيف الكتب بأنه فن اكتشاف موضوع الكتاب والدلالة عليه برمز طبقاً لخطة التصنيف المتبعة في المكتبة .
هدف التصنيف : إيصال الكتاب المناسب للقارئ المناسب عن طريق تنظيم مجموعاتها .
أعمال قسم الإجراءات الفنية
- تجميع الأوعية من قبل قسم تنمية المجموعات ( التزويد )
-وصف فهرسي وتصنيف موضوعي للوعاء
-تسجليه في بطاقة الكترونية
-العمل على تكعيب الكتاب بأرقام التصنيف لكي يستطيع الباحث الدخول على بطاقة الفهرسة في وضعية للقراءة فقط من خلال نظام البحث لكي يصل إلى الوعاء في أسرع وقت.
|