توظيف الوقت في كيفية تحويل مكان عملك الى مكان منظم - تلخيص ايمان عبدو

[خط من الضوء]

( توظيف الوقت في كيفية تحويل مكان عملك الى مكان منظم )
بسم الله الرحمن الرحيم

برغم من كل ما كتب عن الحياة فهي ما تزال ذات اجل له بداية معلومة ونهاية محتومة
لذا فإن عملية تنظيم أوقاتنا عملية يجب أن تكون جديرة بالاهتمام
فطبيعة الوقت الغير قابلة للسيطرة وإيقاعه السريع هي بالفعل ما تواجهنا دوما
والسؤال هنا
( كيف يتسنى لك تغير مسار مستقبلك وحياتك وعملك مع التحكم في وقتك ؟ )
فعندما تمعن النظر الى الواقع الحالي لحياتك ومستقبلك المهني بمنظور اعم واشمل وتستعرض التقدم الذي احرزته
فلا ريب ان ستسلم على الرغم من الأحاسيس التي تعتريك من حيث الضغط النفسي
والانهيار العصبي والاستنفار بأنك قد نجحت في إدارة وقتك وتنظيمه
والتحدي الذي سيواجهك يتمثل في الاستفادة من ثلاثة أمور
1/ خبرتك السابقة
2/ السلوكيات التي اكتسبتها والمبادئ التي اعتنقتها طيلة حياتك .
3 / أدوات إدارة الوقت وتنظيمه التي تستطيع تحديدها
والانجاز الحقيقي هو منح نفسك فرصة لكي تكون في أفضل حالاتك كل يوم وعلى الدوام
وسنتناول معاً كيفية تطوير أسلوب عملك في حياتك مما يسهم في تغير مستقبلك
خطوات بسيطة واقتراحات عملية منا سوف تمكنك من استرجاع المهدر من وقتك وتدفعك إلى تنظيمه
عن كيفية تحويل حياتك إلى حياة أكثر صفاء وتنظيم
من خلال تحويل مكان عملك إلى مكان منظم
حيث نجد الكثير من الأشخاص يجهلون مدى تأثير ترتيب مكاتبهم على تحقيق النجاح والتفوق

الأسباب العشرة التي تعطيك الحق في استمراريتك دون تنظيم
1ـ يشير المكتب غير المرتب إلى أن صاحبه مشغول دائما
2 ـ وجود الكثير من المستندات والملفات على المكتب يعطي إشارة لمن حولك بأنك مشغول دائماً
3ـ وجودها مثل هذه الملفات والمستندات مؤشر لأهميتك
4 ـ ترتيب مكتبك يتطلب منك عملاً إضافياً
5 ـ النظام يقتل الابداع
6 ـ لديك العذر الدائم في رفض ما يريده الآخرون منك
7 ـ تراكم المفات يعد نوعا من الفنون
8ـ هناك آخرون يعانون من الفوضى أكثر منك
9ـ بناء سور من الملفات يحميك من الزائرين
10 ـ تذكر أن جميع القرارات واجب عليك تأخيرها لأن البيانات مدفونة في مكان لا تعرفه

تنظيم مكتب العمل واستيعاب حاجتك منه
الهدف من ذلك خلو سطح مكتبك من أي مخلفات أو قصاصة ورق تضمن هبوطاً ناجحاً في مجال عملك
فلو كنت تتعامل مع أمر و أمام عينيك ورقة واحدة وباقي المكتب مرتب تماما
فسوف يكون لديك الطاقة والتركيز لإتمام الأمر

المفاهيم الأساسية لتنظيم مقر تواجدك بالعمل
ـ طاولة مكتبك من أهم الأشياء في حياتك لذا اعتن بها جيدا فسوف تعود بالنفع على وقتك
ـ اعد تنظيم غرفة مكتبك وترتيبها حتى تتمكن من العثور عما تبحث عنه بسهولة
ـ يعاني الجميع من الحاجة المستمرة لبعض المعلومات البسيطة والمتناثرة في الملفات والإصدارات المختلفة لذا عليك بتجميعها في ملف ورقة واحدة أو ملف على الحاسب الآلي
ـ دوماً عليك بالاستغناء عما لا فائدة منه وأبدله بما تحتاجه
ـ إن عملية التنسيق والترتيب بعض الوقت ولكنها تؤتي ثمارها

.................................................. ......
نصيحة
( إذا كنت تعتقد أن أمامك الكثير من المهام الواجب إنجازها
فلتقم بتوفير الوقت في اتقان استخدام
ادوات سوف تحسن من استخدامك للوقت على المدى الطويل )
.................................................. ......
بعض العناصر التي ستساعد على الاحتفاظ بمكتبك مرتباً وتسهم في تنظيم وقتك

ـ أي شيء تستخدمه بشكل دائم مثل : (الأقلام والدباسة وآلة ثقب الأوراق وغيرها من الأدوات ) لا بد أن تظل على سطح مكتبك
أما الأشياء التي يمكن الاستغناء عنها مؤقتا قم بوضعها في الرفوف التي وراءك ،
أما داخل طاولة مكتبك فيمكنك الاحتفاظ بالأمور التي تعاود استخدامها أسبوعيا أو يومياً
والمستندات والملفات يمكنك وضعها بعيداً قليلاً أي داخل خزانة الملفات المخصصة
لذلك بحيث تتمكن من العمل بكفاءة ودون فوضى وبعد إزالة كل ما هو ضروري
من المكتب بإمكانك تطبيق نفس المبدأ بعيدا عن الشركة في مكان عملك بالمنزل
او حقيبة سيارتك والهدف الاحتفاظ بما تحتاج اليه فقط أمام عينيك
ومن المدهش أنك بمجرد التحكيم في كل هذه الأسطح فإنك ستكتسب
إحساسا متزايداً بالتحكم في الوقت
ـ انتقاء الملفات الكبيرة والملونة وملصقات التنبيه والختامات مختلفة الألوان
فعندما تحسن اختيارها ستكون اكثر احترافية وتركيز وفعالية وبالتالي اكثر تحكما في وقتك
ـ دفتر ملاحظات ذو حلقات معدنية لتخزين البيانات والمعلومات والاحتفاظ بها لتضع فيها

ـ حاملة مجلات مخصصة توضع على الأرفف يمكنه مثلا أن يسع أكثر من إصدار
وسوف تجد أنه من السهولة أن تنتقي أيا من هذه الإصدارات
وتعيده اليها ثانيا فهذا الحامل سيبقيك دوما مسيطرا ومنتظما على وقتك

ـ توجد خزانة خاصة بالملحقات وذلك لترتيب أمور مهمة كدليل الغرفة التجارية
وكتب التعليمات في تشغيل بعض البرامج او الكتب الارشادية الخاصة بمهامك العملية
ورتبها حسب اهمية استخدامها فإذا ما تتطلب منك الأمر في البحث عن شيء
فلن يتجاوز مدة 30 ثانية
ـ سلة مهملات كبيرة

ـ رغم الاستخدام المتصاعد بشكل مخيف للبريد الالكتروني فإن الفاكسات
قد تأتيك بشكل متقطع طوال اليوم إلا أنها ربما تتطلب بعض العجلة والجدية
أو ربما ترسلها بعض الشركات للدعاية بشكل عشوائي وفي كلا الحالات يجب
ان تكون في أتم الاستعداد للتعامل معها قد يكون من المناسب هنا ان تترك الفاكسات تتراكم
قبل التعامل معها مرة واحدة حيث يكمن القاسم المشترك في التعامل مع الأوراق
التي تمثل خروجاً عن مهامك اليومية في تركها حتى تجمع الطاقة اللازمة
للتوصل الى حلول سريعة لمعالجتها
ـ التخلص من المستندات المكررة او المنتهية صلاحيتها ، وسوف تجد ان بعض العناصر
لا يمكن أن تدخلها في ملفاتك مثل التقارير الكبيرة الحجم فننسخ منها الأوراق المهمة
وإذا كنت تسأل عن أهمية حفظ هذا المستند فعليك بتجنيبه يوماً أو يومين
ثم انظر اليه مرة أخرى فغالبا ما ستأتيك الإجابة من تلقاء نفسها

وإذا كانت أمامك فوضى كبيرة من الأوراق اجمع العناصر المتشابهة
حتى تصبح جميع أوراقك
مجمعة او مستغنى عنها وبإمكانكم دمج الملصقات الملونة الصغيرة
في صفحة واحدة ويتم تصويرها والاحتفاظ بها او تدبيسها
ـ عليك بالاستفادة من الملفات المرتبة حسب أشهر السنة فإذا أردت الاطلاع على ورقة من شهر يناير بالطبع فلن تبحث عنها في فبراير كما يمكنك تقسيم الشهر إلى 30 يوم
لتصل إلى محتويات المستند بسرعة ايضا هذه الملفات المؤرخة ستقوم
بتذكيرك بموعد تعاملك مع مهمة معينة فعندما تداهمك مهمة على طاولة مكتبك
فيمكنك وضعها في هذا الملف المؤرخ للتعامل معها
في الوقت المستقبلي المناسب وهي طريقة مثالية ستلعب دورا مهما
وداعما في تحقيق أهداف مستقبلك واختصار وقتك

.................................................. ......
تحذير
( إن الاستيقاظ لساعات أكثر من تحمل أجسادنا
يؤدي إلى البلادة الذهنية طول اليوم )
.................................................. .......

مغادرة العمل في التوقيت المناسب
لقد توصل أحد المختصين في علاج الضغط العصبي إلى أن الأداء يهبط بمعدل 25%
بعد أسبوع عمل قدره 60 ساعة
من الجدير بالذكر أن الساعات الطويلة الإضافية التي يعملها موظفون منهكون تعد ذات قيمة سلبية على المؤسسة ككل وذلك عند تقيمها في إطار الأداء الوظيفي الإجمالي ونفقات الرعاية الصحية
والإنتاجية المهدرة بسبب التغيب عن العمل والفتور العام في الأداء الوظيفي
إليك ثمان خطوات تؤهلك وتسهم في إنهاء عملك في ساعة مناسبة
1ـ اخبر الجميع بأن لديك مكتباً في منزلك تعمل من خلاله للشركة بعد الساعة الخامسة من كل مساء
2 ـ عليك بدعوة رؤسائك وزملائك في العمل لمنزلك لأي سبب من السباب بطريقة عفوية ودعهم يعاينون غرفة عملياتك
3 ـ عند مناقشة عملك ركز على انجازاتك قبل الساعة " الخامسة " في العمل ، وبعد الساعة "الخامسة في البيت" ومن لصعب حينها أن يجادلك أحد في كثرة انجازاتك قبل الخامسة مساءً
4 ـ حاول ان تجد أشخاصا تحتذي بأدائهم يغادرون مكاتبهم في ساعات العمل الرسمية خلال يوم او يومين
5 ـ عليك باقتناء أجهزة ذات تقنية عالية فسوف يساعدك ذلك على ان تكون أكثر إنتاجية وإذا لم تتحمل مؤسستك تكلفة هذه الأجهزة فتحملها انت فإن إنتاجيتك وتقدمك سوف يعوضانك
6 ـ في احدى الأمسيات التي ستؤدي فيها العمل متأخرا في الشركة حاول ان يراك الجميع لذا قم عمل جولات داخل الشركة
7ـ في احدى الأمسيات التي تعتزم فيها اكمال العمل بالمنزل استخدم حاويات كبيرة الحجم لنقل أدواتك الى المنزل ثم ارجع بها مرة أخرى الى المكتب فهذا سيظهرك بمظهر المنتج
8ـ إذا كانت مغادرة العمل في احد الأيام في الساعة " الخامسة " سوف تحمل معها عواقب وخيمة فاستأذن مبكرا للوفاء ببعض مواعيدك في المدينة في الساعة 3,30 وعند الانتهاء منها توجه مباشرة الى المنزل
حتى الخامسة وقت انتهاء العمل
عندما تأخذ قراراً واعياً بأن تغادر عملك في الوقت الرسمي مثلا ليوم الثلاثاء وتعقد هذا التعهد مع نفسك فإنك وبطريقة تلقائية تسقط كل الأشياء الصغيرة من قائمة الواجبات المنوطة بك وتركز على المهام والمسئوليات الكبرى والأكثر أهمية والذي وفقاً له تتحدد المكافآت الذاتية التي قد تحفزك كتركك للعمل في وقت مناسب والعودة الى منزلك في ذهن صاف من التفكير بأشياء تتعلق بالعمل
لكن إذا واجهت صعوبة في تطبيق ما سبق ذكره وذلك لأنك تحتاج إلى أجر مقابل هذا الوقت الاضافي
فتذكر المدة التي قضيتها في هذه المهنة وأنت حر في المغادرة من عدمها
وذلك لأن الشركة تعرف انك مختص في مجالك فلقد ادعيت اعمالا كثيرة من قبل بمنتهى الدقة وسوف تؤدي ماعليك بنفس الكفاءة

ولكي تغادر في الوقت المحدد عليك بالتالي
ـ اقض امسية هادئة في الليلة السابقة لليوم المحدد حتى تقوي فيها نفسك على اتمام تعهدك الذاتي هذا وعدم التخاذل عنه
ـ تذكر الالتزام بعهدك الذاتي منذ بداية اليوم وحتى الخروج من العمل في الوقت المحدد
ـ ضع علامة في مفكرتك بأنك ستغادر في تمام الساعة الخامة
ـ أعلن انك ملتزم بموعد شخصي في الخامسة والنصف من مساء هذا اليوم
ـ تناول وجبة غداء خفيفة فهذا يبعد عنك الاحساس بالخمول
ـ لا تدع أي مهام إضافية تضايقك وعليك باتخاذ خطة للغد لاتمام التعامل معه فلا تجعل أي شي يمنعك من الخروج في الوقت المحدد لنهاية العمل
ـ بعد عقد هذا التعهد الذاي مع نفسك لا تسمح بأي إغراء ان يضاف الى قائمة أعمالك في هذا اليوم وحتى آخر لحظة
ـ تخيل مدى السعادة التي ستشعر بها عندما تغادر في الوقت المحدد لنهاية العمل
ـ إذا اردت دعماً نفسيا فاطلب من زميل لك ان يصحبك حتى باب الخروج عند الموعد الرسمي لنهاية العمل

.................................................. ......
نصيحة
( لا تقدم على عمل لا تحبه ويمكنك التخلص منه )
.................................................. ......

الالتزام بجدول مواعيدك
عندما تراجع شهور التقويم ولاتجد شيئاً محدداً فيه فهنا تقع في شرك الوقت
فلماذا لا نميل الى جدولة المهام والمسئوليات التي نتطوع للقيام بها
فإذا كنت تحذو حذو المتميزين فإن جدول مواعيدك هو في الحقيقة عماد حياتك لذا يجب الاهتمام به
لذا عليك بمراجعة جداول الاعمال القديمة وافحص املواعيد والأنشطة والمهام التي خططت للقيام بها
وعندئذ سيتضح لك وجود العديد من الأمور التي خططت للقيام بها
وإذا لم تتحكم في جدول أعمالك ومواعيدك وتحافظ على انتظامه
فلا شك ان سيكتظ بشتى انواع الأنشطة التي لن يتوفر الوقت لديك في انجازها

أياً كنت بالتأكيد أنك لست فاشل ولكن ضغوط الحياة اليومية تعتصرك
فأنت تعمل يوماً كاملاً وتعمل جزءاً من اليوم وحتى طالباً فإنك مشتت بين عملك وبيتك
المهم هو الاستخدام الأمثل لوقتك
إعداد وتلخيص .. خط من الضوءـ ايمان عبدو

( لتحميل عرض الموضوع )
تحميل الملف الوقت في كيفية تحويل مكان عملك.pps من هنا

[.,.نيــــــــــــــــــــران.,.]

موضوع قيم جدا جدا

حقيقة يزعجني الشخص الذي ليس لديه (احساس) بالوقت ،،
خصوصا في الحياة اليومية ومواعيد الزيارات !

اما في الحياة العملية فمن هنا يترتب عليه نجاح الشخص أو فشله او حتى شعوره بتحقيق ذاته

شكرا لك عزيزتي