مهام إدارة التموين الطبي و مشاركة الصيدلي

[سلطان حكمي]

مهام إدارة التموين الطبي
الهـــــدف العــــام :
توفير الأدوية والمستلزمات والتجهيزات الطبية للوحدات الصحية وضمان المحافظة عليها والاستخدام الرشيد لها.
الأهداف المحددة:
أولاً: تأمين احتياجات الوحدات الصحية من الأدوية واللوازم والتجهيزات الطبية.
الأنشطة:
• وضع الأسس التنظيمية التي تضمن سياسة إمداد جيدة ومستمرة لتلبية احتياجات الوحدات الصحية وفق المعايير النظامية.
• حصر احتياج الوحدات الصحية من الأدوية واللوازم والأجهزة الطبية وأجهزة التوعية الصحية تمهيدا لطرحها في منافسة عامة.
• إعداد الشروط والمواصفات الفنية لمناقصة الأدوية واللوازم والتجهيزات الطبية ومتابعة إخراجها والإعلان عنها.
• إعداد الشروط والمواصفات الفنية لمناقصة مطبوعات الإدارة والوحدات الصحية ومتابعة إخراجها والإعلان عنها.
• دراسة العروض المقدمة للمناقصات وإعداد التقارير الفنية ورفعها لجهة الاختصاص .
• متابعة عمليات التوريد والشراء للأدوية واللوازم والأجهزة الطبية والتأكد من أن هذه العمليات تتم وفق الشروط والمواصفات .
• استقبال طلبات الوحدات الصحية من الأدوية واللوازم الطبية وصرفها .
• رفع المستندات المالية للجهات المختصة وبذل الجهد لتحقيق أكبر فائدة من مخصصات الصحة المدرسية في الميزانية من خلال متابعة مراحل عملية التأمين لحين صرف استحقاق الموردين ووضع جدول زمني لذلك
• الشراء المباشر للاحتياجات العاجلة للوحدات الصحية.
• نقل الأدوية واللوازم الطبية للوحدات الصحية في سيارات نقل مبرده
• تطبيق الأسس العلمية والنظامية عند استلام وتخزين ونقل وصرف الدواء .
• المشاركة في جرد ومراقبة مخزون المستودع فصلياً و سنوياً.
• تصميم وتوفير برنامج إدارة مراقبة مخزون التموين الطبي.
• التحديث الدوري للأجهزة والمعدات الطبية في الوحدات الصحية ضمن مستوى الرعاية التي توفرها الصحة المدرسية.
ثانياً: صيانة الأجهزة والمعدات الطبية بالوحدات الصحية دورياً
الأنشطة:
• إعداد مناقصة لصيانة أجهزة الأسنان و المختبرات والعيادات التخصصية بالوحدات الصحية
• عمل دليل للصيانة الدورية البسيطة للأجهزة الطبية المختلفة .
• إجراء الصيانة الدورية للأجهزة التي ليست تحت عقود الصيانة في ورشة الصحة المدرسية.
• تأمين قطع الغيار ومستلزمات صيانة وتشغيل الأجهزة الطبية .
• متابعة تركيب وتشغيل الأجهزة الطبية وتدريب العاملين والعاملات عليها من قبل الشركات الموردة.
ثالثاً: وضع الأنظمة والتعليمات والسياسات الخاصة لضمان الاستعمال الرشيد للأدوية والتجهيزات الطبية في الوحدات الصحية
الأنشطة :
• تحديث دليل التموين الطبي
• تحديث دليل أدوية الصحة المدرسية .
• إعداد دليل العمل بإدارة التموين الطبي.
• تطبيق الأسس العلمية والنظامية عند استلام وصرف وتخزين الدواء ونقلة ومتابعة المستجدات العلمية في هذا المجال.
• إجراء الدراسات والبحوث المتعلقة بالاستعمال الرشيد للأدوية .
• تصميم برنامج للتوعية والتثقيف الدوائي.\
• المشاركة في أنشطة التدريب والتوعية والتثقيف الدوائي.
• العمل على تطبيق الجودة في الخدمات الصيدلية في الوحدات الصحية.
• الرد على أسئلة واستفسارات الكوادر الطبية في الوحدات الصحية حول استعمال الدواء وآثاره الجانبية و.........
• تنظيم المحاضرات العلمية وورش العمل حول الاستعمال الرشيد للأدوية.
• إعداد الأنظمة والتعاميم التي تنظم العمل في صيدليات ومستودعات الوحدات الصحية ومتابعة تنفيذها.
• مراجعة وتفعيل الوصف الوظيفي للعاملين والعاملات في صيدليات الوحدات الصحية.
• تطوير العمل في صيدليات الوحدات الصحية ورفع كفاءة العاملين بها وإبراز الجانب التوعوي الدوائي في خدمات الوحدات الصحية.
• وضع الأسس التنظيمية للاستفادة القصوى مما توفره الصحة المدرسية من أدوية ولوازم طبية وخفض مستويات الإتلاف للحد الأدنى.

الأعمال الروتينية لادالرة التموين الطبي :
1. طلبات الوحدات الصحية :
1. تحال طلبات الوحدات الصحية التموينية بعد التوجيه عليها من قبل المدير العام من الوارد إلى مدير التموين الطبي للإطلاع عليها وتحويلها إلى الصيدلي المختص لتسجيلها في سجل طلبات الوحدات الصحية ومن ثم تحديد الكميات على ضوء المخزون المتوفر بالمستودع وبعد ذلك عمل خطاب الصرف واعتماده من مدير التموين الطبي للصرف من المستودع.
2. المستودع
 يقوم الصيدلي المسئول عن المستودع بصرف الطلبيات مع التأكد من الطلبيات المصروفة ومراجعتها وتبييض الطلبات وإعادتها مع صورتين بعد الصرف إلى الإدارة الطبية:
1. صوره للخصم من سجل التموين .
2. صوره للخصم من بطاقات الصنف .
 تولي مسئولية الترحيل وذلك بالمتابعة مع الوحدات الصحية وشركة النقل أو الشحن الجوي .
 تعاد الطلبات لإكمال لازمها وتوزيع الصور .
 يكون هناك مطابقة كل ستة شهور وتسليم نتائج المطابقة لمدير التموين الطبي للقيام بالجرد الجزئي للمستودع مع الصيادلة المختصين .
 احتياجات المستودع ومشاكله ترفع لمدير التموين الطبي مباشرة من خلال المسئول عن المستودع .
 متابعه أمور الأمن والسلامة والنظام في المستودع مع تحديد احتياجاته والتعرف على مشاكله.
 أصول الطلبات ترتب في ملفات حسب تاريخ الصرف .
2. المناقصة السنوية:
o تحديد الاحتياجات يكون بالتنسيق بين مدير التموين الطبي والصيادلة المختصين مع ملاحظه التنسيق مع كل من :
طبيب الأسنان ، المسئول عن المختبرات ، مسئول الصيانة الطبية كل فيما يخصه .
o إدخال بيانات المناقصة في الحاسب الآلي وكذلك طباعتها .
o تحضير المناقصة للدراسة الفنية من قبل اللجنة الفنية كما يتم إدخال بيانات ترسيه المناقصة في جهاز الحاسب وطباعتها .
o خطابات الترسية تكون من أربع صور :
 صوره لمدير التموين الطبي .
 صوره للمتابعة .
 صوره للتسجيل بموجبها .
 صوره للاستلام بموجبها .
o استلام بنود المناقصة وتعبئه إشعار الاستلام المؤقت ورفعه لمدير التموين الطبي لتوقيعه ومن ثم قيام لجنه الفحص بمهامها.
o إكمال إجراءات الاستلام وتعبئه النماذج المستودعية الخاصة بذلك وتوزيع الصور.
o تقديم تقرير شهري لمدير التموين بما تم توريده وقيمه الكمية الموردة وكذلك بأسماء الشركات المتأخرة في التوريد والبنود المتأخرة .
3. الصيدلية
4. إحصائيات التموين الطبي وصيدليات الوحدات الصحية
5. متابعة برنامج التوعية والتثقيف الدوائي:
6. الصيانة الطبية
تحال طلبات الصيانة من مدير التموين الطبي إلى مسئول الصيانة لتسجيلها في سجل الصيانة ثم القيام بما يلزم ورفع تقارير عن إنجازات القسم إلى مدير التموين الطبي بالإضافة إلى الصعوبات التي تواجه القسم .
7. متابعة الوحدات الصحية
وتشمل هذه المتابعة الإطلاع على التقرير الشهري والسنوي لهذه الوحدات وتعبئة نموذج المتابعة والمساعدة في حل المشاكل التي تعاني منها هذه الوحدات وتقديم الاقتراحات التطويرية والعرض الشهري لأدائها.
مهام الأفراد:
عمل أمين المستودع :نايف القحطاني
• صرف الأدوية عدا الشراب للوحدات مع بداية كل فصل.
• ترصيد الأدوية المنصرفة بالاشتراك مع ص/ ماجد في البطاقات الخاصة.
• تفريغ المنصرف في الأصول بالاشتراك مع ص/ ماجد.
• جرد الأدوية بعد نهاية كل صرفية.
• متابعة أمور السلامة والأمن بالمستودع.
• ترتيب أصول
عمل الصيدلي/ ماجد المطرودي:
• صرف الأدوية (الأشربة) للوحدات الصحية مع بداية كل فصل.
• ترصيد الأدوية بالاشتراك نايف القحطاني.
• جرد الأدوية بعد نهاية كل صرفية.
• عضو في الدراسة الفنية للمنافسة السنوية.
• متابعة استلام البنود المرساة ورفع تقرير شهري بخصوص البنود الموردة والتي لم ترد لمدير التموين الطبي.
• القيام بمهام الصيدلة في حالة غياب المسئول عنها أو تمتعه بإجازة .
• عضو في لجنة التوعية والتثقيف الصحي ومتابعة لجنة العلاج الدوائي.
• عضو لجنة دراسة التقارير الإحصائية للوحدات
مهام الصيدلي :إسماعيل الصرفندي
• استلام الأدوية واللوازم الطبية.
• تحرير مذكرات الاستلام ومتابعتها.
• ترصيد العهدة الثابتة (المعدات والأثاث).
• متابعة الكواشف المخبرية وصلاحيتها والتبريد.
• الإشراف على ترتيب ونظافة المستودع.
• المشاركة في عملية الجرد السنوي
• صرف وترحيل اللوازم الطبية للوحدات الصحية مرتي سنويا
• تحرير الفواتير الخاصة بالترحيل
• الإشراف على وحدات بيشة ونجران وسبت العلا يا (بالقرن).
• المشاركة في إعداد المناقصة السنوية.
• جميع الأعمال الإدارية المطلوبة والخاصة بالتموين الطبي مثل التعاميم والخطابات....
مهام الصيدلي أمين عاشور
• استلام احتياج الوحدات وقيدها وتقدير الكميات وكتابة خطاب عليها وبعد صرفها واستكمال التوقيعات توزيع الصور وكتابة خطاب عليها للجهة المرسلة
• تقدير الاحتياج السنوي وبالشراء المباشر للإدارة والوحدات الصحية من الأدوية واللوازم والمعدات والأثاث والمطبوعات وفق ما يتوفر لدي من إحصائيات وأرصدة ومناقشته مع مدير التموين والمختصين من الأطباء وإدخاله في الحاسب وطباعته لنسخ العدد المطلوب فطرحه في منافسة عامة
• المشاركة في إعداد النماذج والنظم والتعاميم الخاصة بالأدوية والصيدلة من الأمور التنظيمية.
• المشاركة في الدراسة الفنية للمناقصة ومتابعتها حتى الانتهاء من استلام جميع البنود
• متابعة جميع موجودات المستودع وترصيد اللوازم والكيماويات والمطبوعات
• الإشراف على وحدات أبها والخميس ومحايل
• ترجمة بعض المقالات والكتب
• المشاركة في إعداد النشرات والمطويات والإصدارات
• الرد على بعض الخطابات والاستفسارات
الأعمال التي يقوم بها فني صيانة الأجهزة الطبية (أبو النصر):
• صيانة وإصلاح جميع أجهزة رسم القلب والعيون وأجهزة الأنف والأذن وأجهزة قياس الحرارة الالكترونية وأجهزة قياس الضغط وأجهزة تحاليل الدم وعدد الدم وأجهزة التعقيم بالبخار والهواء الساخن وأجهزة تقطير المياه وأجهزة التنفس الصناعي وجميع الأجهزة الطبية الموجودة بالوحدات الصحية بمختلف أرجاء المملكة .
• استلام كل ما يرد من أجهزة طبية لإدارة المستودعات وتجربتها والتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية المطلوبة .
• تأمين كل ما يلزم الأجهزة الطبية من قطع غيار ومخاطبة الوكلاء للأجهزة الطبية إذا لم يتوفر قطع غيار بالسوق المحلي .
• متابعة أعمال الصيانة لأجهزة الأسنان بمختلف الوحدات الصحية بالمملكة مع الشركة المكلفة بالصيانة والتنسيق مع الوحدات الصحية بخصوص الصيانة .
• القيام بأي عمل أكلف به من رؤسائي في العمل .